دمج المراسلات في ميكروسوفت وورد

ما هو دمج المراسلات (Mail Merge)؟

دمج المراسلات هو عملية ربط مستند Word بقائمة بيانات (مثل Excel أو Outlook أو قاعدة بيانات Access) لإنشاء نسخ متعددة من نفس المستند، بحيث تحتوي كل نسخة على معلومات مخصصة (مثل اسم العميل، العنوان، رقم الطلب…).

🛠️ خطوات دمج المراسلات في Word بالتفصيل

1. تحضير ملف البيانات

• أنشئ ملف Excel أو استخدم قاعدة بيانات تحتوي على الأعمدة التالية:
  • الاسم الأول
  • الاسم الأخير
  • العنوان
  • البريد الإلكتروني
  • أي معلومات أخرى تريد إدراجها في المستند.
• تأكد من أن الصف الأول يحتوي على أسماء الأعمدة.

2. فتح مستند Word الأساسي

• افتح مستند Word الذي تريد استخدامه كقالب (مثل رسالة ترحيب أو شهادة).
• اكتب النص الثابت الذي سيتكرر في كل نسخة.

3. بدء دمج المراسلات

• من الشريط العلوي، انتقل إلى:
  • “Mailings” (المراسلات) ← ثم اختر “Start Mail Merge” ← ثم اختر نوع المستند (رسائل، مغلفات، بريد إلكتروني…).

4. تحديد مصدر البيانات

• اختر “Select Recipients” ← ثم:
  • Use an Existing List (استخدام قائمة موجودة) ← اختر ملف Excel أو قاعدة البيانات.
  • تأكد من اختيار الجدول الصحيح داخل الملف.

5. إدراج الحقول المخصصة

• ضع المؤشر في المكان الذي تريد إدراج البيانات فيه.
• اختر “Insert Merge Field” ← ثم اختر الحقل المناسب (مثل الاسم، العنوان…).
• ستظهر الحقول داخل المستند بهذا الشكل: «FirstName» أو «Address».

6. معاينة النتائج

• اختر “Preview Results” لمشاهدة كيف ستظهر البيانات الحقيقية داخل المستند.
• استخدم الأسهم للتنقل بين السجلات.

7. إتمام الدمج

• اختر “Finish & Merge” ← ثم:
  • Edit Individual Documents: لإنشاء مستندات منفصلة لكل سجل.
  • Print Documents: للطباعة مباشرة.
  • Send Email Messages: لإرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني (يتطلب Outlook).

🎯 استخدامات شائعة لدمج المراسلات

• إرسال رسائل شخصية للعملاء.
• إنشاء شهادات حضور أو تقدير.
• طباعة بطاقات بريدية أو مغلفات.
• إرسال فواتير أو عروض أسعار.
• إرسال بريد إلكتروني جماعي مخصص.

🌟 الميزات

• توفير الوقت: بدلاً من إنشاء مستند لكل شخص يدويًا.
• الدقة: يقلل من الأخطاء الناتجة عن النسخ واللصق.
• التخصيص: كل مستند يحتوي على بيانات فريدة.
• التكامل: يدعم Excel، Outlook، Access، وغيرها.