1. استخدام بريد إلكتروني رسمي
- يجب أن يكون البريد مرتبط باسمك الكامل أو اسمك الوظيفي داخل المؤسسة.
- تجنب استخدام بريد شخصي في المراسلات الرسمية إلا إذا كان ذلك مسموحًا.
2. كتابة عنوان واضح للرسالة (Subject)
- العنوان يجب أن يعكس محتوى الرسالة بدقة.
- مثال: بدلًا من “طلب”، استخدم “طلب اعتماد ميزانية مشروع التسويق – الربع الثالث”.
3. التحية الافتتاحية المناسبة
- استخدم تحية رسمية مثل:
- “السيد/السيدة المحترمة”،
- “تحية طيبة وبعد”،
- أو “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته” حسب السياق.
4. التعريف بالنفس عند التواصل لأول مرة
- اذكر اسمك، منصبك، والقسم الذي تعمل فيه.
- مثال: “أنا أحمد العلي، مسؤول الموارد البشرية في قسم التوظيف.”
5. اللغة الرسمية والواضحة
- تجنب الاختصارات غير المفهومة أو اللغة العامية.
- احرص على خلو الرسالة من الأخطاء الإملائية والنحوية.
6. تنسيق الرسالة بشكل منظم
- قسم الرسالة إلى فقرات قصيرة وواضحة.
- استخدم النقاط أو التعداد عند الحاجة لتوضيح الأفكار.
7. الاختصار دون الإخلال بالمضمون
- لا تطيل الرسالة دون داعٍ، وكن مباشرًا في عرض الفكرة أو الطلب.
8. إعلام المدير بنسخة من الرسالة (CC)
- عند مخاطبة جهة خارجية أو اتخاذ إجراء مهم، من الأفضل إعلام المدير أو المسؤول المباشر بنسخة من الرسالة.
- استخدم خاصية CC (Carbon Copy) لإرسال نسخة إلى المدير.
- إذا كانت الرسالة حساسة أو تتطلب اطلاع المدير فقط دون أن يرى الطرف الآخر ذلك، استخدم BCC (Blind Carbon Copy).
- مثال:
- To: مدير قسم المشتريات
- CC: مدير الإدارة المالية
- BCC: المدير العام (إذا كان الاطلاع فقط دون تدخل)
9. الرد في الوقت المناسب
- يُفضل الرد خلال 24 ساعة في أيام العمل.
- إذا كنت بحاجة إلى وقت أطول، أرسل إشعارًا بذلك مثل: “شكرًا على رسالتك، سأقوم بالرد خلال يومين بعد مراجعة التفاصيل.”
10. استخدام توقيع رسمي في نهاية الرسالة
- يتضمن اسمك الكامل، المسمى الوظيفي، اسم القسم، وبيانات الاتصال.
ملاحظات إضافية:
- لا ترسل ملفات كبيرة أو روابط دون شرح واضح.
- لا تستخدم الرموز التعبيرية أو الصور غير الرسمية في الرسائل المهنية.
- احرص على مراجعة الرسالة قبل الإرسال.
